Pada era digital ini teknologi informasi pembelajaran berkembang pesat. Smaldino dkk (2015) menjelaskan peran teknologi informasi dalam pembelajaran di era digital dapat dilakukan di dalam atau luar organisasi perangkat daerah (OPD), dimana teknologi informasi berbasis komputer merupakan komponen pembelajaran yang dapat digunakan untuk menemukan untuk mengadakan koordinasi dan pertemuan. Belajar di luar ruangan dapat dikaitkan dengan kondisi saat ini dimana pembelajaran, bimtek, diklat atau rapat mengharuskan aparatur pemerintah dan BUMN mengadakan pertemuan atau rapat dari rumah, kantor organisasi perangkat daerah (OPD) masing-masing yang merupakan dampak covid-19 yang semakin berkembang dibelahan bumi pertiwi Indonesia dengan harapan dapat memutus rantai penyebaran yang lebih luas.
Pegawai aparatur sipil negara, BUMN dan karyawan perusahaan dari dampak wabah COVID-19 dapat melaksanakan pekerjaannya di rumah atau work form home dengan melalui program aplikasi meeting daring. Salah satu sarana teknologi informasi melalui aplikasi tersebut adalah Zoom. Zoom merupakan aplikasi komunikasi dengan menggunakan video. Aplikasi tersebut dapat digunakan dalam berbagai perangkat seluler, gadget, desktop, hingga telepon dan sistem ruang. Para pengguna menggunakan sarana teknologi informasi melalui aplikasi ini dapat melakukan meeting hingga konferensi video dan audio. Sarana teknologi informasi melalui Aplikasi Zoom telah lama digunakan oleh berbagai organisasi dan perusahaan untuk mengakomodir para karyawan dari jarak jauh terutama di San Jose, California, Amerika Serikat sebagai kantor pusat.
Pembelajaran daring yang dilakukan oleh organisasi perangkat daerah (OPD) pemerintah pusat dan daerah telah menjadi suatu kewajiban menggunakan teknologi informasi dengan mengakses internet sehingga tidak menjadi kendala karena para aparatur pemerintah telah memiliki smartphone berbasis android, melalui google zoom, zoom cloud, maupun aplikasi daring lainnya. Dalam pembelajaran aplikasi ini, diharapkan kepada aparatur sipil negara, BUMN dan karyawan perusahaan dapat menjadikan aktivitas dalam memahami pandemik Covid-19. Mulai dari penjelasan tentang virus hingga langkah pencegahan seperti mencuci tangan dan menggunakan masker. Dengan begitu, aparatur sipil negara, BUMN dan karyawan perusahaan memiliki wawasan tentang apa yang terjadi di sekitarnya dan mampu melindungi dirinya. Kemajuan teknologi informasi dapat memotivasi aparatur sipil negara, BUMN dan karyawan perusahaan melakukan koordinasi, pertemuan dan rapat melalui daring pada aplikasi yang mudah dipelajari untuk meningkatkan kerjasama antar lembaga, organisasi, dan perusahaan lainnya.
Dengan menggunakan teknologi program aplikasi video conference, seperti Zoom sebagai media untuk berkoordinasi dari jarak jauh aparatur sipil negara, BUMN dan karyawan perusahaan melakukan aktivitas dari rumah. Pasalnya, aplikasi ini dapat menjadi sarana tatap muka untuk berbagai keperluan, seperti meeting antar rekan kerja dan pembelajaran siswa sekolah. Untuk melakukan koordinasi dengan para pejabat pemerintah, Presiden Joko Widodo melakukan rapat dengan para menteri melalui aplikasi video conference. Rapat dengan para pejabat negara dalam konferensi video tersebut dilakukan demi mencegah penyebaran virus Covid-19. Program aplikasi ini sudah menerapkan perlindungan keamanan di dalam produk-produknya seperti aplikasi berbayar seperti Zoom, Go To Meeting, Blue Jeans, Microsoft team dan aplikasi yang gratisan seperti Skype, Google Hangouts dan Cisco Webex. Zoom sering dipakai untuk rapat hingga kuliah dari rumah dengan menggunakan aplikasi Zoom yang populer untuk video conferencing masih aman dan efisien. Meeting koordinasi terbuka untuk umum, Zoom cukup efisien dan memiliki enkripsi yang baik dan sulit di-decrypt. Untuk keperluan yang menyangkut hal rahasia, apalagi rahasia negara, agar tidak sembarangan menggunakan aplikasi dari negara lain. Produk Google yang dapat dipakai gratis untuk belajar dari rumah yaitu sebagai berikut :
1. Video conference dapat dilakukan secara real time yang datanya melalui jalur internet yang telah diamankan dengan enkripsi;
2. Dapat menyimpan percakapan video melalui server agar terlindung dan aman dengan multi factor authentication;
3. Data komunikasi melalui data radiasi layar video conference. Data ini secara teknis dapat di sadap dengan jarak jauh dengan ratusan meter melalui alat khusus.
Sarana teknologi informasi yang aman saat menggunakan meeting zoom yaitu sebagai berikut :
1. Gunakan aplikasi terbaru
Gunakan program aplikasi zoom dengan selalu memperbarui aplikasi tersebut agar aman dari zoombombing dan periksa dan instal pembaruan pada semua perangkat tempat aplikasi Zoom digunakan.
2. Gunakan kata sandi dan ID unik untuk panggilan
Saat membuat akun zoom, aplikasi akan memberikan ID unik yang berupa kode numerik untuk dibagikan kepada rekan ketika ingin bertemu dengan peserta. Apabila kita menjadwalkan pada membuat pertemuan baru maka akan muncul opsi ID unik sehingga lebih aman dalam penggunaan. Selain itu ada opsi kata sandi otomatis yang bisa digunakan.
3. Aktifkan ruang tunggu
Dengan mengaktifkan fitur waiting room atau ruang tunggu peserta yang bergabung diharuskan menunggu persetujuan terlebih dahulu. Sehingga jika terdapat nama yang tidak dikenal, orang tersebut bisa ditolak. Ini untuk mencegah siapa pun muncul di panggilan secara tak terduga.
4. Pastikan anda mengatur setting ‘only host’ pada pilihan berbagi layar
Dengan memastikan bahwa saat dilakukan panggilan zoom tidak dapat membajak layar. Hanya host yang tertentu dapat diizinkan untuk membagi layarnya melalui pengaturan navigasi personal lalu klik Setting muncul In Meeting (Basic) and look for screen sharing. Kemudian untuk membagikan ke peserta klik opsi “only host”.
5. Rekaman dan transkrip
Para pengguna dapat merekam dan menyimpan rapat yang sedang berlangsung dengan menggunakan aplikasi Zoom pada perangkat masing-masing melalui akun cloud. Rekaman tersebut dengan mudah ditemukan dan diperlukan.
6. Buat pertemuan khusus undangan
Salah satu cara membatasi peserta yang bergabung dalam rapat khusus undangan sehingga ketika peserta bergabung mereka harus menggunakan alamat email sesuai undangan. Akan tetapi fitur ini hanya untuk akun zoom berbayar.
7. Keamanan para pengguna tidak perlu diragukan. Aplikasi ini telah didukung dengan end-to-end encryotion untuk seluruh rapat yang telah diagendakan melalui aplikasi Zoom. Sehingga perlindungan kata sandi dalam pengguna akan menjadi aman.
8. Obrolan dengan group dapat dilakukan dengan mudah. Percakapan dengan mudah dicari, berbagi file terintegrasi, dan arsip dapat disimpan selama sepuluh tahun. Hal ini memudahkan para pengguna untuk melakukan panggilan ke peserta lain dan ke group. Program aplikasi ini dapat menggunakan perangkat komputer maupun seluler.
9. Kunci rapat
Ketika semua orang yang diharapkan dalam rapat sudah bergabung maka sebaiknya kunci rapat bagi peserta baru.
Caranya saat rapat berjalan klik ‘Participans’. Setelahnya panel peserta akan terbuka.
Selanjutnya klik More>Lock Meeting.
10. "Tendang" orang yang mencurigakan
Apabila ada seseorang yang tidak Anda inginkan mampu melewati berbagai celah dan bergabung, maka sebaiknya "tendang" dia. Caranya adalah dengan membuka panel peserta di sebelah kanan. Arahkan kursor ke atas nama yang ingin ditendang lalu klik ‘delete’.
